Dalam dunia bisnis manufaktur atau produksi makanan, anggaran pembelian bahan mentah merupakan tulang punggung operasional. Kegagalan dalam mengelola anggaran ini dapat menyebabkan dua masalah utama: kekurangan stok yang mengganggu proses produksi, atau kelebihan stok yang mengakibatkan biaya penyimpanan tinggi dan risiko kedaluwarsa. Oleh karena itu, penyusunan anggaran yang akurat dan terperinci adalah langkah krusial untuk menjaga profitabilitas dan kelancaran rantai pasok. Anggaran ini tidak hanya sekadar daftar harga, melainkan proyeksi keuangan berdasarkan kebutuhan produksi yang terencana.
Fondasi dari anggaran yang baik adalah perkiraan permintaan produk jadi. Anda perlu melihat data historis penjualan, tren musiman, dan rencana pemasaran mendatang. Setelah permintaan produk jadi diprediksi, langkah selanjutnya adalah menerjemahkannya menjadi kebutuhan bahan mentah. Ini memerlukan pemahaman mendalam mengenai Bill of Materials (BOM) setiap produk. Jika produk A membutuhkan 2 kg tepung dan 0.5 kg gula, dan Anda memproduksi 1000 unit produk A, maka kebutuhan Anda adalah 2000 kg tepung dan 500 kg gula.
Pastikan untuk memasukkan faktor keamanan stok atau safety stock. Anggaran tidak boleh hanya mencakup apa yang akan segera diproduksi, tetapi juga cadangan untuk menghadapi fluktuasi tak terduga dalam pengiriman atau lonjakan permintaan mendadak.
Anggaran pembelian bahan mentah yang komprehensif harus mencakup beberapa komponen biaya utama. Mengabaikan salah satu dari komponen ini dapat membuat anggaran menjadi tidak realistis.
Setelah semua kebutuhan diidentifikasi dan biaya awal diperkirakan, fokus beralih pada optimalisasi. Hubungan yang kuat dengan pemasok adalah kunci. Jangan ragu untuk menegosiasikan harga berdasarkan volume pembelian. Sistem Economic Order Quantity (EOQ) dapat membantu menentukan volume pembelian yang meminimalkan total biaya persediaan (biaya pemesanan + biaya penyimpanan).
Diversifikasi pemasok juga merupakan strategi mitigasi risiko yang baik. Meskipun Anda memiliki pemasok utama dengan harga terbaik, memiliki alternatif dapat mencegah terhentinya produksi jika pemasok utama mengalami masalah rantai pasok. Selalu alokasikan anggaran lebih untuk pemasok alternatif jika diperlukan, sebagai bagian dari strategi kontinuitas bisnis.
Anggaran pembelian bahan mentah bukanlah dokumen statis. Lingkungan bisnis berubah cepat. Oleh karena itu, pemantauan kinerja anggaran secara berkala (bulanan atau triwulanan) sangat diperlukan. Bandingkan anggaran yang direncanakan (budgeted) dengan pengeluaran aktual (actual). Jika terjadi deviasi signifikan, analisis harus segera dilakukan. Apakah penyebabnya adalah kenaikan harga mendadak di pasar global, ataukah proses estimasi permintaan Anda yang kurang akurat?
Penggunaan perangkat lunak manajemen inventaris dan ERP (Enterprise Resource Planning) sangat membantu dalam melacak pengeluaran secara real-time, memastikan bahwa Anda tetap berada dalam batas anggaran pembelian bahan mentah yang telah ditetapkan, sekaligus menjaga kualitas produk akhir tetap terjaga.